Excel 仪表板 - 构建仪表板
在前面的章节中，您了解了各种 Excel 功能，这些功能在设置仪表板时非常方便。 在本章中，您将学习如何构建仪表板，即安装仪表板所需的步骤。 您还将了解有关仪表板的注意事项。
由于任何仪表板都是基于受众最感兴趣的特定意图，因此仪表板组件和仪表板布局因情况而异。
初步准备
构建仪表板的第一步是初始准备。 花点时间理解以下内容 −
为什么需要仪表板? − 该仪表板是用于特定任务（如显示项目状态），还是需要实现更广泛的目标（如衡量业务绩效）? 了解为什么要构建仪表板将指导您进行设计。
仪表板的用途是什么?− 您的仪表板应该只突出显示增值的数据。 您应该了解所需的数据。 除此之外的东西都是不必要的。
数据来源是什么? − 您应该了解数据的来源。 它可以只是一个 Excel 工作表，也可以通过数据连接从各种动态数据源连接到您的 Excel 工作簿。
仪表板的受众是谁? − 这是针对经理、执行官、利益相关者、外部供应商还是一般观众? 了解他们的要求和偏好，例如他们需要花多少时间查看仪表板、他们期望的详细程度以及他们希望如何消化信息。 例如，在选择图表类型时，了解受众可以帮助您决定是必须显示值之间的关系还是必须进行特定比较。
仪表板需要是静态的还是动态的? − 仪表板是否可以定期更新，比如每周或每月更新，或者是否需要更新以不断简化后端发生的数据更改? 此选择将改变您构建仪表板的方式。
仪表板是否需要只是一个显示还是需要交互? − 仪表板能否具有只读访问权限，或者您是否必须提供交互式控件/功能，使某些人能够根据需要浏览数据? 此选择还将改变您构建仪表板的方式。
一旦您对这些问题有了答案，请决定您需要哪些 Excel 功能，哪些不需要。 这是因为目标和专业知识是制作符合目的的，有效的仪表板。
接下来，确定仪表板的组件。 这些可以是文本、表格、图表、交互式控件等。使用这些组件确定仪表板布局。
在 PowerPoint 幻灯片上模拟 Excel 仪表板。 为每个组件绘制框以了解布局并添加要包含的组件的快速草图。 您也可以在一张纸上完成此操作。 在开始处理实际的仪表板之前，请从管理层和/或主要受众那里获得对该模型的批准。 这将节省返工时间。 但是，当仪表板投入使用并且您收到反馈时，您很可能需要调整仪表板的某些更改。 但是，经过批准的仪表板模型是您工作的真正良好开端。
为 Excel 仪表板组织数据源
在 Excel 中构建仪表板之前，您需要组织数据源。 在 Excel 中，这可以通过多种方式实现 −
如果数据只是一个 Excel 表格，请从数据将更新的工作簿，建立指向您的工作簿的链接。
如果数据来自多个 Excel 表，或者来自不同的数据源，那么在您的工作簿中构建数据模型是一个不错的选择。
您可以定期将数据导入工作簿或建立数据连接以便在数据更新时刷新数据，具体取决于仪表板是静态的还是动态的。
设置 Excel 仪表板工作簿
组织完数据后，您需要构建工作簿。 在工作簿中插入两到三个工作表 − 一个用于仪表板的工作表和一个(或两个)用于数据（数据或数据透视表/数据透视图或 Power View 报表，您可以隐藏）的工作表。 这将帮助您组织和维护 Excel 工作簿。
为 Excel 仪表板准备数据
根据您的选择，即您对初始准备步骤中问题的答案，为 Excel 仪表板准备数据。 数据可以是以下任意一种 −
- 数据分析结果
- 数据分析的结果
- 对输入数据进行计算得到的数据
- 数据透视表或 PowerPivot 表的数据汇总
选择仪表板组件
您已经了解了可以在仪表板中使用的各种 Excel 功能。 根据您对当前仪表板的要求，为仪表板组件选择以下任一 Excel 功能。
- 表格
- 迷你图
- 条件格式。
- 图表
- 切片器
- 交互控件
- 数据透视表
- 数据透视图
- PowerPivot 表
- PowerPivot 图表
- Power View 报告
- KPI 关键绩效指标
选择仪表板组件将帮助您与批准的仪表板模型布局保持一致。
确定静态和动态组件以及要为切片器分组的组件（如果有）。
识别要突出显示的仪表板部分
确定仪表板中需要立即关注的部分，例如完成百分比或当前状态。 您可以为这些使用更大更醒目的字体和字体颜色。
决定要在仪表板中加入多少颜色。 该决定可以基于仪表板的受众。 如果仪表板供高管和/或经理使用，请选择影响所显示结果可视化的颜色。 您可以添加仪表板背景颜色以使仪表板组件突出显示。 可以对类似图表或相关结果使用相同的颜色代码。 也可以使用条件格式。
仔细选择仪表板的突出显示部分使其有效。
构建仪表板
这是创建 Excel 仪表板的关键和最后一步。 此步骤涉及组装仪表板组件，您可以使用 Excel 相机高效且有效地完成这些组件。 您将在下一节中学习如何使用 Excel 相机。
仪表板组件组装好后，进行最后的润色 −
- 为仪表板命名。
- 加入时间戳。
- 如果需要，请包括版权信息。
在接下来的几章中，您将学习如何根据一些示例使用这些步骤创建仪表板。 除了某些共性之外，仪表板没有通用的规则或布局。 目标是制作有效的仪表板。这完全取决于您的要求。
使用 Excel 相机
Excel 相机可帮助您从工作表中捕获快照并将它们放在不同的工作表中。 例如，您可以在工作表上捕获具有条件格式的表格并将其放置在仪表板上。 每当数据更新时，仪表板都会刷新以显示更改后的数据。s
您可以将 Excel 相机作为快速访问栏的一部分，如下所示 −
- 右键单击快速访问工具栏上的小箭头。
- 单击"自定义快速访问工具栏"列表中的"更多命令"。
出现 Excel 选项对话框。
- 点击"快速访问工具栏"。
- 在"从以下位置选择命令"下选择"所有命令"。
- 单击命令列表中的"相机"。
单击"添加"按钮。 相机出现在右侧列表中。
单击"确定"按钮。 相机图标出现在您工作簿的快速访问工具栏上。
您可以按如下方式使用Excel相机 −
选择要捕获的单元格范围。
点击快速访问工具栏上的相机。
单元格区域带有虚线边框。
单击要放置捕获区域的工作表。 它可以是您的仪表板。
单击要放置它的位置。
捕获的区域出现在该点。
每当您对原始数据进行更改时，这些更改都会反映在仪表板中。
Excel 仪表板上的日期和时间戳
您可以在仪表板上加入日期或日期和时间戳，以显示上次更新数据的时间。 您可以使用 Excel 函数 TODAY () 和 NOW () 执行此操作。
要加入日期戳，请在数据工作表中要放置日期戳的单元格中输入 =TODAY ()。
每当更新工作簿时，这将显示当前日期。
确保您输入 TODAY () 函数的单元格的格式设置为您要显示的日期格式。
用相机捕捉画面并将其放置在仪表板上。
仪表板上的日期将反映上次更新工作簿的日期。
您可以使用函数 NOW () 以类似的方式在仪表板上合并日期和时间戳。
在数据工作表中要放置日期和时间戳的单元格中输入 = NOW ()。
- 确保日期和时间的格式正确。
- 用相机捕捉画面并将其放置在仪表板上。
日期和时间戳将合并到仪表板上，并将反映上次更新工作簿的日期和时间。
测试、取样和增强仪表盘
您需要测试仪表板以确保它能准确显示数据。
- 在各种可能的场景中对其进行测试。
- 测试精确更新（视情况而定，是静态的还是动态的）。
- 测试交互式控件，如果有的话。
- 测试外观和感觉。
您可能需要进行一些试运行，以确保仪表板符合您的要求。
下一步是让样本受众评估仪表板，尤其是那些批准您的模型仪表板的人。 由于他们将使用仪表板，因此他们无疑会对其使用和有效性提出意见。 此反馈可帮助您确保仪表板有效。 不要犹豫，征求反馈意见。
收到反馈后，根据需要进行更改（如果有）以增强反馈。 您的 Excel 仪表盘已准备就绪，可以使用了。
共享仪表板
您需要使 Excel 仪表板可供目标受众使用。 可以通过多种方式做到这一点。
邮寄Excel仪表板工作簿（必须隐藏除仪表板工作表之外的工作表）。
将 Excel 仪表板工作簿保存在共享网络驱动器上。
在线共享仪表板。
如果 Excel 仪表板是静态的，您可以邮寄它。但如果它是动态的或具有交互式控件，那么它应该连接到后端数据，需要在线共享。
您可以使用以下任一选项在线共享 Excel 仪表板 −
微软 OneDrive。
使用您的 Windows Live 帐户，可以访问 OneDrive，在其中发布和共享文档。
新版微软 Office Online。
微软 SharePoint。
您还可以将 Excel 工作簿文件另存为 Acrobat Reader 文件 (.pdf) 并将其发布到网络上。 但是，此选项仅适用于静态仪表板。
有效 Excel 仪表板的提示
要使 Excel 仪表板发挥作用，您需要做某些事情并避免某些事情。 有效的 Excel 仪表板的一些技巧如下 −
保持简单。
一个简单、易于理解的仪表板比一个漂亮的仪表板更有效。 请记住，数据才是需要强调的。
根据 Glenna Shaw 的说法，您需要在使仪表板足够吸引人以吸引观众的兴趣，在与不风格以至于掩盖显示的信息之间取得平衡。
最好避免 3D 效果、渐变、多余的形状和不必要的小工具。
如果您可以使用条件格式或迷你图实现强调显示，请优先使用表格而不是图表。
使用 Excel 条件格式。
使用 Excel 条件格式，它提供了多个选项以根据表格中的值自动更新。
选择合适的图表类型。
请记住，使用图表类型没有通用规则。 有时，传统图表类型（如柱形图、条形图、圆环图等）比复杂图表更能传达信息。
您可以使用 Excel 推荐图表命令初步评估合适的图表类型。
您可以使用一个 Excel 命令更改图表类型 − 更改图表类型，您可以尝试可视化显示并选择合适的图表。
使用交互式控件。
使用滚动条、选项（单选）按钮和复选框等交互式控件，帮助用户轻松有效地可视化数据的不同方面。
使用 Excel 数据模型处理大数据。
如果您有来自各种数据源的大型数据集，最好使用 Excel 数据模型，它可以通过内存优化处理数千行数据，并且可以根据关系对数据表进行分组。
选择合适的颜色。
在选择颜色时要小心。 合理地使用颜色以提供足够的影响力，但不要超越其目的。 此外，如果观众可能包括色盲，请避免使用红色和绿色。 在这种情况下，虽然红绿灯符号对于显示的数据听起来很有效，但它们并不适合仪表板。 请使用灰度代替。
使用切片器。
切片器比下拉列表更有效，因为它们具有视觉效果。
您可以对图表、数据透视表、数据透视图进行分组，以使用通用的切片器。
将 Excel 仪表板组件组合在一起。
您可以通过插入一个形状（例如矩形）并将可以分组到该形状之上的仪表板组件添加到仪表板中，从而增加视觉趣味性。 例如，如果您使用的是通用切片器，则可以将共享该切片器的所有仪表板组件分组。
使用 Excel 数据层次结构。
如果您的数据具有内在的数据层次结构，请在数据模型中定义它们，并使用它们以交互方式向上和向下钻取数据。
避免仪表板布局拥挤。
请记住，展示的信息多于必要的信息会使观众不知所措，并且无法将注意力集中在实际目的上。
如果可以，请不要在仪表板中包含任何数据或图表。
这是测试仪表板时的一个重要检查点。 在必要且充分的情况下评估每个仪表板组件。
仪表板组件和布局应支持仪表板的单一用途。
