MS Access - 报表基础知识

在本章中，我们将介绍报表的基础知识以及如何创建报表。 报表提供了一种查看、格式化和汇总 Microsoft Access 数据库中的信息的方法。 例如，您可以创建所有联系人的电话号码的简单报表。

• 报表包含从表格或查询中提取的信息，以及随报表设计一起存储的信息，例如标签、标题和图形。

• 提供基础数据的表或查询也称为报表的记录源。

• 如果您要包含的字段全部存在于单个表中，请使用该表作为记录源。

• 如果字段包含在多个表中，则需要使用一个或多个查询作为记录源。

示例

我们现在将通过一个简单的示例来了解创建非常简单的报表的过程。 为此，我们需要转到"创建"选项卡。

在单击"报表"按钮创建基本报表之前，请确保选择了正确的查询。 在本例中，您会在导航窗格中选择 qryCurrentProjects。 现在单击"报表"按钮，这将根据该查询生成报表。

您将看到报表在布局视图中打开。 这提供了一种快速调整您在报表中看到的任何字段的大小或宽度的方法。 现在让我们调整列宽以使所有内容都能更好地适应。

向下滚动并调整底部的页面控件。

这是创建非常简单的报表的非常快速的方法。 您还可以从报表设计视图中进行细微的更改和调整。

• 与表单一样，报表由多个不同部分组成。
• 您有详细信息部分，其中大部分数据都存放在其中。
• 您还将看到页眉和页脚部分； 这些显示在报表中每个页面的顶部和底部。

现在让我们更改报表的标题并为其指定另一个名称。

点击保存图标保存您的报表。

您将看到上面的对话框。

输入报表的名称，然后单击"确定"。 如果您想查看此报表的实际外观，在"打印预览"中，您可以返回"查看"按钮并单击"打印预览"以查看此报表打印在纸质或 PDF 上时的外观。

使用右下角的工具，您可以放大或缩小。 当您切换到打印预览时，"打印预览"选项卡上还会自动显示一些按钮。 在缩放部分，您可以看到一页、两页的视图； 或者，如果您的报表较长，您可以一次查看四页、八页或十二页。 您还可以调整简单的内容，例如用于打印的纸张尺寸、报表的页边距、方向、列数、页面设置等。这就是您如何快速创建一个报表的方法。 使用"创建"选项卡上的"报表"按钮创建简单的报表。

使用报表设计创建报表

报表设计是在 Access 中创建快速报表的另一种方法。 为此，我们需要使用"报表设计视图"按钮，它类似于"表单设计"按钮。 这将创建一个空白报表并将其直接打开到设计视图，允许您更改控件源并将字段直接添加到报表的设计视图。

现在让我们转到"创建"选项卡并单击"报表设计"按钮。

它将打开一个空白报表或未绑定的报表，这意味着该报表未连接到我们数据库中的其他对象。

在"设计"选项卡的"工具"组中，选择"属性表"。 这将打开"属性"窗格。

在"数据"选项卡上，为此报表分配记录源，以将其连接到数据库对象，如以下屏幕截图所示。

从下拉列表中选择qryLateProjects，现在下一步是通过单击"设计"选项卡上的"添加现有字段"列表按钮来浏览并向此报表添加一些字段。

选择如上面屏幕截图所示的字段。

将字段拖到您的报表中，如上面的屏幕截图所示。 转到"排列"选项卡，在"表格"组中，您有几个选项可供选择。

有堆叠布局和表格布局，这是一种与电子表格非常相似的布局。 让我们选择表格布局。

您可以看到它将所有标签移动到页眉区域。 这些标签只会在每个页面的顶部出现一次，并且数据查询将对"详细信息"部分中的每条记录重复。 现在，您可以进行一些调整以使您的 ProjectName 字段更宽。

正如您在上面的屏幕截图中看到的，详细信息部分和页脚之间有很大的空间。

让我们向上拖动页脚以减少空间，如下面的屏幕截图所示。 现在，我们将转到"设计"选项卡，单击"查看"按钮并选择"报表视图"。

现在您可以看到有些项目名称不完整； 您可以使用设计视图进行调整，也可以使用布局视图来执行此操作。

这就是我们如何从设计视图创建一个简单的报表。